¿Puede negarse el administrador a entregarme los documentos?

En el régimen de propiedad horizontal, la transparencia en la gestión de los recursos comunitarios es una de las principales garantías de convivencia y de confianza entre los copropietarios. Una cuestión que con frecuencia suscita debate es si puede negarse e administrador a entregarme los documentos. Por este motivo en este artículo vamos a anallizar el alcance del derecho de los propietarios a acceder a la documentación de la comunidad y, en particular, la obligación del administrador o secretario-administrador de mostrarla o incluso entregarla.

El punto de partida es el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal, que establece las funciones del administrador. Entre ellas, la letra e) impone la obligación de “actuar, en su caso, como secretario de la Junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad”.

De esta redacción se desprende un deber de custodia y puesta a disposición, lo que jurídicamente se traduce en un derecho de acceso, pero no en un derecho de copia o entrega. La interpretación literal y sistemática de la norma confirma que el administrador actúa como garante de los documentos, asegurando su integridad y accesibilidad en condiciones controladas.

La Sentencia 297/2015 de la Audiencia Provincial de Madrid ratificó lo resuelto previamente por el Juzgado de Primera Instancia nº 4 de Móstoles. En el recurso, se debatían dos cuestiones:

• • • • Los estatutos aplicables a la comunidad demandada.
      • El alcance del derecho de información de los copropietarios.

La resolución se centró especialmente en este último aspecto, confirmando que el derecho de los propietarios es un derecho de acceso. El tribunal recalcó que este derecho no puede equipararse al que poseen los socios de sociedades mercantiles, como ya había establecido la STS nº 376/1993 de 16 de abril y más tarde la STS nº 426/2011 de 28 de junio.

De acuerdo con la Audiencia, cualquier copropietario puede acudir a la oficina del administrador para examinar la documentación relativa al funcionamiento de la comunidad, pero eso no implica que el administrador tenga la obligación de entregar copias, originales, ni enviar información por correo electrónico o postal.

Argumentos jurídicos que fundamentan la limitación

Protección de datos personales
La documentación de la comunidad puede contener información sensible (datos de contacto, situaciones de morosidad, cuentas bancarias, etc.). Entregar copias de estos documentos a un propietario podría constituir una vulneración de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPDGDD) y del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

Riesgo de deterioro o pérdida
El deber de custodia del administrador se vería comprometido si se permitiese la salida de originales o copias no controladas, generando riesgos de manipulación, pérdida o uso indebido de la información.

Carga económica y operativa
La obligación de expedir copias o remitir documentación supondría un gasto adicional para la comunidad y una sobrecarga de funciones que no están amparadas por la LPH.

• • • Para los administradores:

Deben mantener los documentos organizados y disponibles en su despacho.

Están obligados a permitir la consulta en condiciones que garanticen la integridad de la documentación.

No están obligados a emitir copias, salvo que lo acuerde expresamente la Junta de Propietarios y siempre dentro del marco legal.

• • • Para los propietarios:

Tienen el derecho de consultar los documentos, previa solicitud razonable.

No pueden exigir la entrega de copias salvo acuerdo comunitario que así lo disponga.

Pueden solicitar aclaraciones, pero deberán acudir al despacho del administrador para examinar los documentos

Consejos prácticos para evitar problemas

La tensión entre transparencia y seguridad jurídica

Este criterio jurisprudencial plantea un interesante dilema: ¿cómo conciliar el legítimo interés de los propietarios en fiscalizar la gestión con la obligación del administrador de custodiar los documentos?

La respuesta se encuentra en la distinción entre acceso y disposición:

• • • El acceso garantiza la transparencia.
    • La no entrega asegura la protección de los datos y la preservación de los documentos.

Es importante señalar que, en determinados casos, la Junta de Propietarios podría acordar mecanismos adicionales de transparencia, como habilitar consultas digitales seguras, siempre que se respeten las normas de protección de datos.

Conclusión

La Sentencia 297/2015 de la Audiencia Provincial de Madrid consolidó una interpretación clara: el administrador debe presentar los documentos de la comunidad a los propietarios que los soliciten, pero no está obligado a entregarlos ni a enviarlos.

Este criterio:

• • • Refuerza la función del administrador como custodio.
    • Limita el derecho de los propietarios a un derecho de acceso y no de disposición.
    • Se fundamenta en principios de protección de datos, seguridad documental y proporcionalidad.

En definitiva, se establece un equilibrio entre la transparencia en la gestión comunitaria y la seguridad jurídica en la custodia de la documentación. La clave está en que los propietarios entiendan que la consulta presencial es la vía adecuada para ejercer su derecho de información, mientras que el administrador debe garantizar que esa consulta sea efectiva, clara y conforme a la legalidad.