Cómo cambiar de administrador de fincas
El Administrador de fincas es una figura clave en la gestión de una comunidad de propietarios, ya que se encarga de la administración económica, el mantenimiento de las instalaciones y la representación legal en muchos aspectos. Sin embargo, puede llegar un momento en el que los propietarios decidan cambiar de administrador debido a diversas razones, como una gestión deficiente, falta de transparencia o costos elevados.
Este proceso, aunque puede parecer complejo, se puede llevar a cabo de forma ordenada siguiendo una serie de pasos legales y administrativos. A continuación, te explicamos cómo cambiar de administrador de fincas de manera efectiva.
¿Cuales son los pasos para cambiar de administrador de fincas?
1.- Identificar la necesidad del cambio
Antes de proceder con el cambio, es fundamental identificar las razones que motivan esta decisión. Algunas de las causas más comunes para cambiar de administrador son:
- Falta de transparencia en la gestión económica.
- Comunicación ineficaz con los propietarios.
- Incumplimiento de sus obligaciones.
- Tarifas o comisiones excesivas en comparación con otros administradores.
- Falta de proactividad en la resolución de problemas comunitarios.
- Mala gestión del mantenimiento y servicios de la comunidad.
Es recomendable que los propietarios discutan estas preocupaciones en reuniones informales o mediante grupos de comunicación interna antes de dar el siguiente paso.
2.- Revisar el contrato del administrador actual
El siguiente paso es analizar el contrato firmado con el actual administrador de fincas. En este documento se especifica:
- Duración del contrato: Puede ser por un período determinado o renovarse automáticamente cada año.
- Condiciones de rescisión: Se debe revisar si existen cláusulas de previo aviso o posibles penalizaciones.
- Obligaciones del administrador: Es importante verificar si el administrador ha incumplido sus funciones, lo que puede justificar su cese inmediato.
Si el contrato no establece un período de permanencia o previo aviso, la comunidad puede proceder con el cambio de inmediato.
3.- Obtener el consenso de los propietarios
El cambio de administrador debe ser aprobado por los propietarios en junta de propietarios. Para ello, es importante:
- Informar a los propietarios sobre la intención de cambiar de administrador.
- Proponer posibles alternativas de nuevos administradores con sus respectivos presupuestos y servicios.
- Resolver dudas y escuchar opiniones para asegurar que la mayoría está de acuerdo con la decisión.
Esto evitará desacuerdos y facilitará la votación durante la junta.
4.- Convocar una Junta General o Extraordinaria
Para formalizar el cambio, se debe convocar una Junta de Propietarios donde el punto principal en el orden del día sea la revocación del actual administrador y el nombramiento del nuevo.
- ¿Quién puede convocar a la junta? El presidente de la comunidad o al menos el 25% de los propietarios.
- ¿Cómo se notifica? Se debe enviar una convocatoria escrita a todos los propietarios con la fecha, hora, lugar y los temas a tratar.
- ¿Qué se necesita para aprobar el cambio? La Ley de Propiedad Horizontal en España establece que la decisión debe tomarse por mayoría simple de los asistentes.
Es recomendable que en la reunión se presenten presupuestos y referencias de nuevos administradores para facilitar la votación.
5.- Celebrar la Junta y realizar la votación
Durante la Junta General se deben seguir estos pasos:
- Presente las razones por las cuales se propone el cambio de administrador.
- Analizar las opciones de nuevos administradores, comparando tarifas y servicios.
- Realizar la votación: Para aprobar el cambio, se necesita el voto favorable de la mayoría simple de los asistentes a la junta.
- Redactar el acta de la reunión con los acuerdos adoptados, incluyendo el cese del actual administrador y la designación del nuevo.
El acta debe ser firmada por el presidente y el secretario de la comunidad.
6.- Notificar al administrador saliente
Después de la votación, se debe comunicar formalmente al administrador saliente su cese mediante una carta certificada o burofax , adjuntando el acta de la reunión donde se permite su destitución.
En esta notificación se debe solicitar:
- La entrega de toda la documentación de la comunidad (contratos, cuentas bancarias, libros de actas, informes de gastos, etc)
- El traspaso de las gestiones pendientes.
- Coordinar la fecha exacta en la que dejarán de ejercer sus funciones.
Es importante que este proceso se haga de manera diplomática para evitar conflictos innecesarios.
7.- Formalizar el contrato con el nuevo administrador
Una vez aprobado el cambio, se debe proceder a la firma del contrato con el nuevo administrador de fincas. Este debe incluir:
- Servicios que prestará y sus responsabilidades.
- Honorarios y forma de pago.
- Duración del contrato.
- Condiciones para su renovación o rescisión.
Es recomendable comparar varias propuestas antes de tomar una decisión final.
8.- Transferencia de documentación y activos de la comunidad
El administrador saliente debe entregar toda la documentación relevante a la comunidad y al nuevo administrador. Esto incluye:
- Cuentas y registros financieros.
- Contratos con proveedores y mantenimientos.
- Actas de reuniones anteriores.
- Documentos legales y administrativos.
El nuevo administrador debe revisar toda la información y asegurarse de que no falte nada para garantizar una transición sin problemas.
9.- Informar a los propietarios y proveedores
Para evitar confusiones, es fundamental informar a los propietarios sobre el cambio de administrador mediante:
- Un comunicado oficial con los datos de contacto del nuevo administrador.
- Explicación sobre cómo se gestionarán las incidencias y pagos en adelante.
- Notificación a bancos, proveedores y empresas de mantenimiento sobre el nuevo responsable de la comunidad.
Esta actualización garantizará que la comunidad siga operando con normalidad.
10.- Evaluar el desempeño del nuevo administrador
El cambio de administrador no termina con su contratación. Es recomendable hacer un seguimiento de su desempeño en los primeros meses para asegurarse de que:
- Cumple con los acuerdos establecidos en el contrato.
- Mantiene una comunicación clara y efectiva con los propietarios.
- Gestiona de manera eficiente las incidencias y mantenimiento de la finca.
Si el nuevo administrador no cumple con las expectativas, la comunidad tiene derecho a buscar otra alternativa en el futuro.
Conclusión
El cambio de administrador de fincas es un proceso que requiere planificación, comunicación y consenso entre los propietarios. Siguiendo estos pasos, la comunidad podrá realizar la transición de manera efectiva y sin contratiempos.
El objetivo principal debe ser encontrar un profesional que gestione la finca de manera transparente, eficiente y en beneficio de todos los vecinos. Al elegir al nuevo administrador, es importante priorizar la experiencia, la calidad del servicio y la capacidad de respuesta a las necesidades de la comunidad.
¿Estás pensando en cambiar de administrador en tu comunidad?
Siguiendo esta guía, podrás hacerlo de manera sencilla y sin complicaciones
Si necesitas ayuda en tu comunidad, puedes contactar con nosotros, somos especialistas en la materia, llamanos para ampliar información, consulta con Ubicae Fincas .
Noelia Mochales
Administradora de Fincas en Boadilla del Monte y Madrid
+34 695 798 065
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